Potrebujete zorganizovať podujatie, ale neviete, kde začať? Pozrite si našich 11 kľúčových tipov, ako naplánovať dokonalé podujatie.
1. Stanovte si cieľ
Čo chcete eventom dosiahnuť ( zvýšiť výsledky predaja, prehĺbiť vzťahy, zanechať dojem, odprezentovať produkt) a podľa toho určite typ eventu (oslava, konferencia, teambuilding, family day)
2. Nájdite si skvelé miesto
Nájdite si skvelé miesto, ktoré bude lákavé pre hostí (typy na ubytovanie nájdete aj v našej platfotme spolu s kontaktmi a informáciami o kapacite ubytovania v jednotlivých krajoch)
Výber miesta konania eventu je zväčša jednou z najvyšších výdavkových položiek. Ak máte vhodné vlastné priestory, môžete tak ušetriť značnú časť výdavkov.
3. Zostavte si zoznam hostí
Určenie cieľovej skupiny je jedným z faktorov dobrej účasti. Nezabudnite, že vždy sa nájdu jednotlivci, ktorí sa eventu nezúčastnia. Preto, ak nechcete, aby event vyzeral prázdno, pozvite o 10%-15 % viac hostí, ako máte v pláne. Náhradníci dobre zaplnia voľné miesta a event nebude vyzerať poloprázndny.
4. Rozpošlite mailové pozvánky s registračným formulárom
Podľa zoznamu pozvaných hostí si pripravte mailové kontakty, kam hosťom pozvánku pošlete. Aby ste získali spätnú väzbu, či majú o event záujem, je vhodné použiť registračný systém, ktorý zbiera spätnú väzbu. Z formuláru viete hromadne získať aj informácie ako sú obmedzenia v strave, záujem o ubytovanie, osobné údaje a iné.
5. Catering
Catering je dôležitá súčasť, pretože hladní hosť sa rovná nespokojný hosť. Ideálne ak vám druhy jedál, množstvá pomôže zostaviť ubytovacie zariadenie, kde máte event alebo cateringová spoločnosť (v prípade, že využijete externú spoločnosť). Myslite aj na vegetariánov a ľudí s obmedzeniami, na ktorých sa často zabúda. Nezabudnite všetko poriadne označiť.
6. Program pre hostí
Najťažšia časť eventu je zabezpečenie vhodného programu, ktorý zabaví hostí a zároveň sa vám vôjde do budgetu.
- Nedmysliteľnou súčasťou eventu je moderátor, ktorý sa zároveň stane „koordinátorom“ hostí, eventu. Známe tváre sú cenovo drahšie, avšak v našej platforme nájdete ceny a kontakty aj na moderátorov z lokálnych rádii, ktorí rovnako splnia účet a za prijateľné ceny
- Vyberte vhodnú kapelu/spevákov/umelcov na váš event
- Nezabudnite, že kapelu treba adekvátne ozvučiť, prípadne zabezpečiť pódium, svetlá. Aj tieto kontakty nájdete v našej databáze umelcov
- Ak máte event v exteriéri, nezabudnite na prekrytie – stany, mobiliár
- Event môže spestriť aj vystúpenie napr. saxafonistu, ktorý preberie hostí
- Počas eventu môže moderátor spestriť program napr. tombolou, súťažami
- Alebo vyberte akýkoľvek program z našej databázy (karikaturisti, kúzelníci, tanečníci či iné)
7. Vytvorte spomienku na event
– v našej databáze nájdete overených fotografov, videoprodukciu či kontakty na fotoboxy, ktoré účastníkov vždy potešia
8. Odmeňte svojich hostí
Aj maličkosť poteší. Ak si potrpíte na logá a reklamné predmety, dnes už aj kvalitné víno dokážeme urobiť s logom. Pre ženu napr. kvet alebo kvalitné pralinky. Ale ak veľký budget, aj zlatá minca má svoje čaro 😊
9. Personálne zabezpečenie podujatia
Ak ide o väčší event, nezabudnite na hostesky, ktoré budú pri príchode značiť príchod hostí v prezenčnej listine, ktorú si viete vytlačiť na základe registrácii. Alebo využite tablety a hostia sa môžu registrovať jedinečným qr kódom, ktorý dostanú po potvrdení registrácie v našej platforme.
Koordinovať event si môžete samy, alebo vám v rámci našej agentúry radi pomôžeme (www.emicom.sk). Taktiež si môžete najať externý staff – kontakty na zodpovedných ľudí nájdete opäť v našej databáze.
10. Výzdoba a atrakcie
Ak to váš budget dovoľuje, pridajte do eventu kvetinovú výzdobu, mobiliár, či iné tematické predmety. Nezabudnite viditeľne umiestniť program pre hostí alebo označiť priestor logom, rollupmi či vlajkami s logom. Napr. chillout zóna s tuli vakmi určite poteší a spríjemní váš event. Ak ide o detský event, ten sa nezaobíde bez atrakcií ako skákacie hrady, kolotoče či cukrová vata, popcorn či točená zmrzlina. Pri konferencii nezabudnite na menovky, tzv. badge na krk.
11. Spätná väzba od hostí
Po skončení eventu rozpošlite účastníkom krátky formulár z našej aplikácie a max. piatimi otázkami, ako boli spokojní s miestom, programom, cateringom, či celkovým priebehom a zároveň pripojte link na fotky z podujatia.
Pridaj komentár